Virus-vrij thuiswerken

Het valt niet meer te ontkennen, het coronavirus slaat toe. Overheden en bedrijven nemen allerhande maatregelen om te zorgen dat deze crisis niet uit de hand gaat lopen. Het is rustiger op de wegen en treinen en bussen zijn leger. Het lijkt alsof we een algemeen ziekteverlof hebben.

Thuis werken is een van de adviezen die nog door veel bedrijven – soms collectief en tijdelijk- wordt geadviseerd. Het doel is het risico van besmetting door verspreiding te minimaliseren. Door onnodige samenkomsten te voorkomen en contact van mensen onderling zoveel mogelijk te reduceren tot uitsluitend hoogst noodzakelijk.

Thuiswerken is een prima alternatief, dat roepen we al enige tijd. Je kunt thuiswerken succesvol maken door goede afspraken te maken met je medewerkers. En zorg te dragen voor technologie die werken op afstand goed ondersteunt. Als je thuiswerken goed faciliteert levert je dat een blije medewerker op en uiteindelijk bespaart het ook kosten. Hoe vervelend de corona-crisis ook is, dit kon wel eens de doorbraak voor thuiswerken worden.

Maak afspraken over thuiswerken:

Thuiswerken vraagt discipline van werkgever en werknemer. Uiteraard kunnen werktijden wat flexibeler ingevuld worden. Zonder vooraf af te spreken hoe en wat belangrijk is zal thuiswerken geen succes worden. Daarom dus een paar tips:

1. zorg voor transparantie bij het hele personeel; wanneer en voor wie is thuiswerken toegestaan,
2. maak spelregels die gelden voor zowel de thuis- als kantoorwerker,
3. zorg dat de juiste hard- en software aanwezig is; en zorg dat duidelijk is wie welke kosten gaat dragen (zie hieronder),
4. maak afspraken over flexibele werktijden; wat kan wel en wat niet,
5. laat controle los; vertrouw op het plichtsbesef en loyaliteit van uw medewerker,
6. bij thuiswerken is duidelijkheid over functie en verantwoordelijkheid extra belangrijk,
7. maak afspraken met het thuisfront; over werkroutine en werkplek.

Regel de juiste middelen voor thuiswerken:

In veel gevallen zal het nodig zijn de werknemer te voorzien van apparatuur. Daarnaast moet het mogelijk worden gemaakt dat uw werknemer ongeacht tijd en locatie relevante bedrijfsinformatie en applicaties kan benaderen. Naast werkafspraken moeten spelregels opgesteld worden rond techniek, communicatie en dataopslag.

1. Voor thuiswerken is een laptop en mobiele telefoon nodig. Ons advies is dat u dit als bedrijf faciliteert. Dit heeft als groot voordeel dat u dan ook de regie kunt behouden over (het zakelijk deel) van de beschikbaar gestelde apparatuur. Mobile device management oplossingen faciliteren een strikte scheiding tussen zakelijk en ander (bijvoorbeeld privé) gebruik.
2. Zorg voor een goede en betrouwbare connectie met uw bedrijfsnetwerk. Het gebruik van onveilige publieke wifi-netwerken is niet iets waar u op zit te wachten. Zet daar dus een alternatief naast, bijv. een VPN.
3. U zult moeten faciliteren dat de dataconnectie met uw netwerk voldoende capaciteit heeft in aantal gebruikers en in gevraagde snelheid.
4. Zorg voor encryptie van uw dataverkeer. Er zijn meerdere mogelijkheden om dit toe te passen en werkend op diverse niveaus. Hou hierbij rekening met de regels die de privacy wetgeving u opleggen. Het is niet gewenst dat uw eigen data en persoonlijke gegevens lekken..
5. Faciliteer een video conferencing oplossing zodat medewerkers ongeacht de locatie live overleg met elkaar kunnen hebben. Denk hierbij bijvoorbeeld aan Skype for Business. Stimuleer medewerkers gebruik te maken van deze mogelijkheden want overleg stimuleert samenwerking en collegialiteit.
6. Laat u adviseren over oplossingen op het gebied van documentenbeheer en planningstools. Co-working, shared documents, projectmanagement, planningtools, etc. zijn hierin de belangrijke onderdelen. Denk bijvoorbeeld aan Sharepoint of Microsoft Teams.
7. Maak uw medewerkers bewust op het gebied van databeveiliging. Introduceer duo-autorisatie en een strak wachtwoordbeleid.

De basis van succesvol thuiswerken vergt organisatie en een investering. Wordt dit voortvarend aangepakt dan is uw beloning virus-vrij werken, blije en gemotiveerde medewerkers en een aantrekkelijke kostenbesparing. Wij helpen u graag op weg met een inventarisatie, stappenplan, implementatie en zelf met het managen van uw netwerk en connectivity.

(Foto: businessinsider.nl)